Порядок подтверждения соответствия систем менеджмента, расширения или сокращения области применения сертификата. Приостановление, отмена действия сертификата
1. Подача Заявки на сертификацию СМ
2. Анализ заявки
3. Извещение о результатах рассмотрения заявки
4. Заключение договора на сертификацию СМ
1 Этап сертификации - предварительная оценка системы менеджмента и анализ документации
1. Формирование группы по аудиту
2. Проведение анализа представленных заявителем документов
3. Уведомление заявителя о результатах предварительной оценки СМ
4. Принятие решения о возможности проведения аудита соответствия СМ в организации-заявителе.
2 Этап сертификации - детальная сертификационная проверка соответствия деятельности
1. Разработка плана аудита СМ
2. Подготовка экспертов-аудиторов к проведению аудита
3. Проведение аудита соответствия СМ «на месте»
4. Подготовка Акта по результатам сертификационного аудита СМ.
Аудит считают завершенным, если выполнены все работы, предусмотренные программой и планом аудита, и отчет по аудиту предоставлен в ОПС СМ.
Регистрация и оформление сертификата(-ов) соответствия осуществляется после устранения несоответствий, выявленных в ходе проведения сертификационной проверки. На это даётся не более одного месяца.
Решение о выдаче Сертификата соответствия
1. Подготовка отчета ОПС СМ
2. Принятие решения о выдаче сертификата соответствия
3. Регистрация сертификата в Государственном Реестре
4. Выдача сертификата соответствия
5. Заключение договора на проведение инспекционного контроля за сертифицированной СМ
Сертификат соответствия действителен в течение трех лет при условии его подтверждения во время инспекционных проверок.
Инспекционный контроль за сертифицированной СМ
Инспекционные проверки проводятся не реже одного раза в год (в особых случаях может быть проведен внеплановый инспекционный контроль). Первый инспекционный аудит должен быть проведен не позднее 12-ти месяцев с даты сертификационного аудита; второй инспекционный аудит - не позднее 24 месяцев с даты сертификационного аудита.
Ресертификация систем менеджента
При желании сертифицированной Организации продлить действие сертификата она информирует о желании пройти ресертификацию СМ.
Это должно быть сделано не менее чем за два месяца до окончания срока действия Сертификата соответствия. По результатам ресертификационной проверки, на основании принятого решения, взамен действующего сертификата соответствия СМ оформляется новый, при этом сохраняется номер предыдущего сертификата.
Этапы ресертификации систем менеджмента аналогичны этапам проведения сертификации систем менеджмента.
Расширение или сокращение области сертификации систем менеджмента
Расширение области сертификации
Работы по расширению области сертификации системы менеджмента клиента проводятся на основании официального обращения клиента в произвольной форме с указанием обоснования данного изменения и желаемой новой области сертификации.
Если при расширении области сертификации в нее включается продукция (услуга), которая отличается от продукции(услуги), включенной в области сертификации ранее, то процедура расширения области сертификации проводится аналогично сертификационному аудиту.
При положительных результатах аудита выдается новый сертификат соответствия на расширенную область сертификации.
Предыдущий сертификат соответствия должен быть возвращен в орган по подтверждению соответствия и его действие будет отменено.
Если при расширении области сертификации в нее включается продукция (услуга), которая не отличается от продукции (услуги), включенной в области сертификации ранее, то для расширения области сертификации системы менеджмента проводится внеплановый инспекционный контроль. При составлении плана инспекционного контроля учитывается расширяемая область сертификации.
На основании результатов инспекционного контроля орган по подтверждению соответствия оформляет решение о расширении области сертификации и взамен действующего сертификата соответствия системы менеджмента оформляется новый, учитывающий прежнюю и расширенную область сертификации. При этом сохраняется номер и срок действия сертификата соответствия системы менеджмента, а дата выдачи должна совпадать с датой принятия решения о расширении области сертификации. Предыдущий сертификат соответствия должен быть возвращён в ОПС СМ.
Сокращение области сертификации
Сокращение области сертификации проводится по инициативе:
- держателя сертификата;
- органа по подтверждению соответствия по результатам инспекционного контроля, ресертификации либо при получении информации об изменениях в системе менеджмента, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации.
В случае сокращения области сертификации по инициативе заявителя последний направляет в орган по подтверждению соответствия письмо-обращение с указанием исключаемого вида продукции или исключаемых стадий жизненного цикла продукции.
На основании решения взамен действующего сертификата соответствия оформляется новый сертификат соответствия с новой областью сертификации. При этом сохраняется номер и срок действия сертификата соответствия системы менеджмента, а дата выдачи должна совпадать с датой принятия решения о сокращении области сертификации. При этом ранее выданный сертификат соответствия должен быть возвращен в орган по подтверждению соответствия.
Копия Решения ОПС о сокращении области сертификации и копия сертификата соответствия направляется в Уполномоченный орган по техническому регулированию и метрологии Республики Казахстан.
ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ОТМЕНА ДЕЙСТВИЯ СЕРТИФИКАТА
ОПС СМ ТОО приостанавливает действия сертификата в случаях, когда:
- сертифицированная СМ заказчика постоянно (неоднократного) или в значительной мере не выполняет требования сертификации, включая требования к результативности СМ;
- сертифицированный заказчик не позволяет или отказывается от выполнения требований по проведению инспекционного, внепланового или ресертификационного аудита с требуемой периодичностью.
Отказом заказчика от проведения аудита считается:
- отказ заказчика от дальнейшего сотрудничества с ОПС СМ ТОО «QS Алатау Серт»;
- отказ заказчика от проведения планового инспекционного контроля;
- отказ заказчика от проведения внепланового аудита при наступлении определенных обстоятельств;
- невыполнение заказчиком своих финансовых обязательств согласно договоренностей в установленные сроки;
- невозможность установления контакта с заказчиком по контактным данным (по почте/телефону/факсу или по известному месту его нахождения, при ранее проведенных аудитах и др.).
- сертифицированный заказчик добровольно делает запрос о приостановлении действия сертификата.
При приостановлении действия, сертификат системы менеджмента заказчика становится временно недействительным.
Решение о приостановлении действия сертификата соответствия СМ, принимается руководителем ОПС СМ, в его отсутствие заместителем руководителя ОПС СМ или уполномоченным приказом по ОПС СМ компетентным лицом, не принимавшими участие в аудите.
Решение направляется заказчику с сопроводительным письмом. В соответствие с договором на проведение работ по подтверждению СМ, при приостановлении действия сертификата СМ заказчик обязуется прекратить ссылки на сертификацию СМ.
В случаях, когда заказчик в установленные сроки не решает вопросы, вызвавшие приостановление сертификата, руководителем ОПС СМ принимаются меры по отмене действия сертификата или сокращения области сертификации. Устанавливаемые ОПС СМ ТОО «QS Алатау Серт» сроки приостановления сертификатов соответствия не превышают 6 месяцев.
При приостановлении, отмене, и/или сокращении области сертификации, ОПС СМ делает эту информацию общедоступной посредством размещения данной информации в системе Е-Сabinet в установленном органом по аккредитации порядке.